До середини 2026 року трудова книжка, яка колись була невід'ємною частиною трудового стажу кожного працівника, остаточно перейде у цифрову епоху.

Верховна Рада схвалила перехід на електронні трудові книжки, які офіційно замінять паперові із 1 червня 2026 року.

За даними Пенсійного фонду України, електронна версія буде основним підтвердженням страхового стажу, від якого залежить як право на пенсію, так і її розмір. Це рішення покликане захистити працівників від втрати даних про трудовий стаж через загублені або пошкоджені документи.

Ця вимога насамперед стосується українців, які розпочали трудову діяльність до 1 січня 2004 року — дати, коли роботодавці почали вести цифрову базу даних про трудову діяльність. Усі, хто має більш ранній стаж, мають самостійно забезпечити внесення своєї трудової книжки до бази даних Пенсійного фонду.

Оцифрувати трудову книжку можна двома способами:

Українці можуть завантажити документи через особистий кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Роботодавці також можуть здійснювати цю процедуру від імені своїх працівників через електронний кабінет застрахованої особи.

Для подання заявки вам знадобляться кольорові скани всіх сторінок вашої трудової книжки (у хронологічному порядку), а також:

дипломи чи документи про освіту;

ПФУ
ПФУ

військовий квиток;

свідоцтво про народження дитини (для жінок);

у разі втрати трудової книжки – довідки, накази чи виписки, що підтверджують трудовий стаж.

Файли необхідно завантажувати у форматі .jpg або .pdf розміром не більше 1 МБ та роздільною здатністю 300 точок на дюйм.

Після завантаження користувачі можуть перевірити, чи їхня трудова книжка оцифрована, увійшовши на портал Пенсійного фонду, використовуючи:

кваліфікований електронний підпис (КЕП);

BankID чи MobileID;

«Дія. Підпис»; або

логін та пароль, створені при реєстрації.

Оцифрування – це не просто бюрократична процедура, це гарантія безпеки. Після завершення процесу вся історія трудової діяльності співробітника надійно зберігатиметься в мережі, гарантуючи, що жодні пенсійні права не будуть втрачені навіть у разі зникнення старого паперового запису.

Нагадаємо, пенсії та субсидії можуть "обнулитися": грошей на виплати не вистачає

Раніше «hyser» повідомляв, пенсії під великою загрозою: навіть мінімальні виплати під питанням

Як повідомляв «hyser», нові правила нарахування пенсії: що готують українцям